آیا تا‌به‌حال شده‌است که بخواهید یک ایده‌ی عالی که در ذهن داشتید را به‌خاطر بیاورید و نتوانید، و با خود بگویید “آن را نوشتم”؟ این احساس خوبی نیست.
ریچارد برانسون، بنیانگذار ویرجین گروپ، نوشت: “اگر ایده‌های خود را یادداشت نکنید، آنها می‌توانند قبل از اینکه اتاق را ترک کنید، سر شما را ترک‌کنند.” به‌جا ماندن ایده‌های شما تنها یکی از فواید بسیار زیاد یادداشتبرداری مؤثر در محل کار است. یادداشتبرداری بهتر همچنین می‌تواند به شما در یادگیری مفاهیم جدید، سازماندهی افکار خود، تشویق خلاقیت کمک‌کند تا اطلاعات مهم را با دیگران به اشتراک بگذارید.
یادداشتبرداری درست می‌تواند استرس شما را کاهش دهد، شما را در کارتان پربارتر کند. برای به دست آوردن یادداشت های عالی، فقط باید اصول یادداشتبرداری درست را پیدا کنید.
استراتژی های کلیدی برای یادداشتبرداری
در موقعیت‌های مختلف انواع مختلفی از یادداشت‌ها وجود دارد.
ما پنج سناریوی مختلف را مرور می‌کنیم و به شما می‌گوییم که چگونه می‌توانید استراتژی یادداشتبرداری خود را برای رسیدن به اهداف حرفه‌ای خود تنظیم کنید.
- جلسات تیمی
جلسات تیمی درست منجر به درک واضح و مشترک همه افراد تیم برای بهترین اقدام می شود.
هنگام یادداشتبرداری در جلسات تیمی یا محیطهای مشترک، باید به این موارد توجه کنید:
حقایق: (مثال: Jenna رهبر خلاق این پروژه است)
مسائل: (مثال: کار زیادی تا پایان مهلت پروژه انجام شود.)
تصمیم‌گیری: (به عنوان مثال: ما این پروژه را به قطعات کوچکتر و قابل کنترل تقسیم کنیم.)
برنامه‌های عملی: (به عنوان مثال: مدیر پروژه چگونگی تجزیه این پروژه را تعیین می‌کند، سپس جلسه ای را برای بحث در مورد نحوه توزیع کار برگزار می‌کند.)
پرسش و پاسخ: به سؤالات اعضای تیم در طول جلسه و پاسخهایی که داده می‌شود، توجه کنید.
برای بهره‌وری حداکثری از یک ابزار یادداشت برداری استفاده کنید که به شما امکان می‌دهد یادداشت‌ها را به راحتی ضبط و به اشتراک بگذارید. مانند Google Docs
- جلسات یک‌به‌یک
بعضی اوقات می‌خواهید در جلسات یک‌به‌یک یادداشتبرداری کنید – شاید با مربی خود قهوه می‌خورید یا در‌حال بررسی عملکرد می‌باشید. اینها محیطهای یادگیری صمیمی‌تر هستند که در آنجا مشغول بحث و گفتگو هستید اما می‌خواهید آنچه را که می شنوید ضبط کنید.
یادداشتبرداری در این شرایط یک بالانس است. شما می‌خواهید بدون قرار‌دادن دیواری مانند لپ‌تاپ بین خود و طرف مقابل، اطلاعات را ضبط کنید. تمرکز بیش از حد بر روی یادداشتبرداری می‌تواند باعث پریشانی یا بی‌توجهی شما شود. بهتر است یک نوت بوک کوچک را انتخاب کنید و تمرکزتان برروی گفتگو باشد.
بعضی اوقات ارتباط شخصی از ضبط‌کردن هر‌کلمه مهم‌تر است. نگران نباشید، هنوز می‌توانید آنچه گفته‌شد را ضبط کنید: بلافاصله پس از پایان جلسه، در‌حالی‌که هنوز ذهن شما تازه است هر‌آنچه را که در‌مورد آن صحبت کرده‌اید را بنویسید.
- جلسات اشتراک‌گذاری فکری
جلسات همفکری می‌تواند یک فعالیت سریع با ایده‌های بسیار باشد. هنگام ایده‌پردازی تیمتان، شما باید بتوانید به سرعت اطلاعات زیادی را ضبط کنید حتی مفاهیم غیر معمول، و ایده ها را ترکیب، تصفیه و از نو بسازید. شما به آزادی نیاز دارید تا بتوانید هر‌آنچه را که ایجاد می‌شود را ضبط کنید، کلمات، طرح ها، نمودارها، عکس ها یا سایر عناصر بصری…
نقشه‌های ذهن برای گردهمایی فکری عالی هستند زیرا به شما امکان می‌دهند یادداشت‌ها را با فرمت انعطاف‌پذیر ضبط کنید که شما را به یک جریان خطی از کلمات محدود نمی‌کند.
می‌توانید از کاغذ و یا تخته سفید استفاده کنید، اما یک ابزار نقشه‌برداری آنلاین ذهن به شما امکان می‌دهد نقشه های ذهن را با تیم به اشتراک بگذارید یا نقشه‌ها را ذخیره کنید تا بعداً به آنها برگردید. آنها چنین فضای بی پایانی را ارائه می‌دهند، بنابراین نقشه شما می‌تواند به اندازه‌ای که لازم است باشد.
- مصاحبه
مصاحبه‌ها می‌توانند فرم‌های زیادی داشته‌باشند. شاید شما در‌حال صحبت با نامزد یک موقعیت جدید باشید که می‌خواهد استخدام شود یا با یک وبلاگ‌نویس مصاحبه می‌کنید. یا ممکن است شما در‌حال انجام مصاحبه به عنوان بخشی از تحقیقات کاربر باشید. در این شرایط، به روش روزنامه نگاری یادداشتبرداری می‌کنید.
روی پیتر کلارک، محقق ارشد انستیتوی پوینتر می‌گوید: “تمام سؤالاتی را که دارید از قبل بنویسید در پایان مصاحبه، سؤالات خود را اسکن کنید تا ببینید آیا چیزی وجود دارد که نپرسیده‌باشید یا خیر”.
کلارک همچنین می‌گوید شما باید مصاحبه را ضبط کنید اما به ضبط اعتماد نکنید. او می گوید: “حتی اگر فرصتی برای ضبط مصاحبه دارید، آن را در دفترچه خود یادداشت کنید.” “شما هرگز نمی‌دانید چه زمانی فناوری شما را خراب می‌کند.”
یادداشتبرداری آنچه مشاهده می‌کنید علاوه بر آنچه گفته می‌شود نیز به شما کمک خواهد‌کرد. “تقسیم‌بندی یادداشت‌هایتان به دو بخش: بخش اول و بزرگتر را به پاسخ‌های مصاحبه‌شونده و بخش دوم که کوچکتر است را به مشاهدات و برداشت‌های خود اختصاص‌دهید.
- تنظیمات آموزشی
اگر برای یادگیری یادداشت برمی‌دارید – به عنوان مثال در کنفرانس‌ها، کارگاه‌ها یا رویدادها- سبک‌های یادداشتبرداری دانشگاهی می‌تواند به شما در ثبت اطلاعات کمک کند.
درابتدا ممکن است شما قلم و کاغذ را انتخاب‌کنید تا به شما در پردازش ایده کمک‌کند. طبق یک مطالعه UCLA، هنگامی‌که شما از لپ‌تاپ خود صرفاً برای یادداشتبرداری استفاده می‌کنید ممکن است پردازش اطلاعات کم‌عمق‌تر از آنچه که در دست‌نوشته‌ها وجود دارد باشد.
شما می‌توانید از چندین سیستم یادداشتبرداری آکادمیک، مانند ترسیم نمودار استفاده کنید، اما روش کرنل برای موقعیت‌های حرفه‌ای بیشتر کاربرد دارد.
در این روش کاغذ خود را به یک ستون کوچک در سمت چپ و یک ستون بزرگتر در سمت راست تقسیم می‌کنید. در طول رویداد، سعی‌کنید در ستون سمت راست یادداشتبرداری کنید. هنگامی‌که رویداد به‌پایان رسید، یادداشت‌های خود را مرور کنید و برای هر موضوع قابل توجهی “نشانه” را در حاشیه سمت چپ بنویسید. نشانه می‌تواند یک کلمه یا یک عبارت کوتاه باشد که اطلاعات را خلاصه می‌کند.
این روش به شما کمک می‌کند تا یادداشت‌های خود را متراکم کنید، به راحتی آنها را به‌خاطر بسپارید و در‌مورد آنها صحبت کنید، این روش بخصوص برای به اشتراک‌گذاشتن آنچه که از یک کنفرانس آموخته‌اید بسیار عالی است.
یادداشتبرداری مناسب به این معنی است که شما تمام اطلاعات لازم برای انجام بهترین کار خود را در‌اختیار دارید.
